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Use Case
Kundenanfragen & E-Mail-Flut
Dieselben Fragen, jeden Tag wieder — ein KI-Agent beantwortet wiederkehrende Kundenanfragen automatisch oder bereitet sie versandfertig vor. Euer Team kümmert sich um die Anfragen, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
Die Ausgangslage
Der Posteingang wird nicht leerer, nur weil ihr schneller tippt
Ein Großteil der eingehenden Kundenanfragen wiederholt sich: Öffnungszeiten, Versandstatus, Rechnungsfragen, Standardauskünfte. Trotzdem beantwortet sie jemand von Hand — Zeile für Zeile, immer wieder ähnlich formuliert. Die Folge: lange Reaktionszeiten bei einfachen Fragen und zu wenig Zeit für die Anfragen, bei denen es wirklich auf Einschätzung und persönlichen Kontakt ankommt.
Was das im Alltag bedeutet
- Lange Wartezeiten
- Wiederkehrende Standardfragen
- Wenig Zeit für komplexe Fälle
Die Lösung
Ein Agent, der Anfragen sortiert und beantwortet — nicht einfach nur wegklickt
Ein KI-Agent liest eingehende Kundenanfragen und erkennt, um welches Anliegen es sich handelt. Häufige, klar beantwortbare Fragen beantwortet er direkt oder bereitet einen versandfertigen Entwurf vor. Komplexere oder heikle Anfragen leitet er mit einer kurzen Einordnung an euer Team weiter — inklusive Vorschlag, worauf es bei der Antwort ankommt. Nichts wird automatisch verschickt, ohne dass ihr das so eingerichtet habt.
1
Anfrage kommt rein
per E-Mail an den Kundenservice
2
Einordnen
worum geht es, wie dringend ist es
3
Antworten oder entwerfen
Standardfragen direkt, alles andere als Entwurf
4
Team behält Überblick
Freigabe, Weiterleitung oder direkter Versand, wie ihr es festlegt
Dieser Use Case ist ein Beispiel von vielen, die wir für Unternehmen wie eures umsetzen. Wir bauen ihn nicht von der Stange, sondern passen ihn an eure typischen Anfragen, euer System und euren Ton an. Wenn ihr noch nicht wisst, welcher Use Case bei euch zuerst Wirkung zeigt, hilft unsere KI-Roadmap bei der Priorisierung.
Der Effekt
Was sich für euer Team konkret ändert
✓
Schnellere Reaktionszeiten
Standardanfragen warten nicht mehr in der Warteschlange.
✓
Entlastung im Tagesgeschäft
wiederkehrende Fragen kosten kaum noch manuelle Zeit.
✓
Mehr Aufmerksamkeit für echte Anliegen
euer Team konzentriert sich auf Anfragen, die Einschätzung brauchen.
✓
Gleichbleibende Qualität
Antworten auf Standardfragen sind konsistent, unabhängig davon, wer gerade Zeit hat.
Platzhalter Falls bereits bei einem Kunden so umgesetzt: mit Zahlen zeigen, wie viel Zeit eingespart wurde.
Mit euren bestehenden Tools
Kein neues Postfach nötig — der Agent arbeitet in eurem
Der Agent bindet sich an euer bestehendes E-Mail- und Ticketsystem an — ob Outlook, ein Helpdesk-Tool oder eine andere Lösung. Auch die Anbindung an CRM oder Wissensdatenbanken ist möglich, damit Antworten auf echten, aktuellen Informationen basieren statt auf Vermutungen.
Besonders wertvoll für Teams, die …
- täglich eine hohe Zahl ähnlicher Kundenanfragen bearbeiten
- unter Zeitdruck stehen und Reaktionszeiten verbessern wollen
- Kundenservice, Vertriebsinnendienst oder Support mit begrenzter Kapazität betreiben
- sicherstellen wollen, dass komplexe Anfragen nicht in der Masse untergehen
Erfolgsgeschichten unserer Kundinnen & Kunden
Wie KI den Sport bereichern und für alle zugänglicher machen kann
„Mit Nordic AI Solutions haben wir gemeinsam ein KI-Projekt umgesetzt, das zeigt, wie moderne Technologie den Sport bereichern und für alle zugänglicher machen kann. Die synthetische Stimme unseres Spielers Rune Dahmke liest Inhalte auf unserer Website vor und ermöglicht so insbesondere seheingeschränkten Fans ein noch besseres digitales Erlebnis. Gleichzeitig eröffnet uns die Lösung neue Möglichkeiten für die Zukunft, etwa für Newsletter oder weitere Kommunikationsformate.“
Alisa Türck
Geschäftsführerin des THW Kiel
Gemeinsam gestalten wir digitale Prozesse, die unseren Vertrieb smarter machen
„Als führender Crossmedia-Vermarkter nutzt die Ad Alliance auch im Vertrieb gezielt die Chancen künstlicher Intelligenz. Gemeinsam mit Nordic AI Solutions und knk Customer Engagement entwickeln wir innovative Prototypen und neue Perspektiven für digitale Prozesse, die unseren Vertrieb smarter, effizienter und noch wirkungsvoller gestalten.“
Julian Schwarze
SVP Advertising & Customer Technology | RTL Deutschland
Effektive KI‑Schulungen, die sofort spürbare Veränderungen angestoßen haben
„Nordic AI Solutions hat es geschafft, unser Team mit ganz unterschiedlichen Vorkenntnissen für KI zu begeistern: greifbare Beispiele, motivierende Trainer und Inhalte, die direkt im Alltag ankommen. Der Enthusiasmus hat sich unmittelbar nach der Schulung auf viele Kolleginnen und Kollegen übertragen, die direkt in die Umsetzung gegangen sind und Copilot aktiv ausprobiert haben. Die Kombination aus Präsenzformaten und Webinar ermöglicht uns zudem eine nachhaltige interne Weiterbildung. Eine Zusammenarbeit, die wir klar weiterempfehlen.“
Dragan Thomas
Zuständig für die Umsetzung der EU-KI-Richtlinie bei VEBOWAG
KI ist ein echter Mehrwert für uns in der Textbearbeitung
„Die Zeitersparnis in der Textbearbeitung ist ein echter Mehrwert für uns, da keine zusätzlichen mehrstündigen personellen Ressourcen für die Textkorrektur der einzelnen Zusammenfassungen aufgewendet werden müssen.“
Philipp Creuzer
Head of Business & Digital Development bei Vincentz Network
FAQ
Häufige Fragen zu diesem Use Case
Werden Antworten automatisch verschickt, ohne dass jemand draufschaut?
Das legt ihr fest. Möglich ist beides: automatischer Versand bei klar definierten Standardfällen oder ein Entwurf, den euer Team vor dem Versand freigibt.
Woher weiß der Agent, was die richtige Antwort ist?
Er greift auf die Informationen zurück, die ihr ihm zur Verfügung stellt — etwa eure FAQ, Wissensdatenbank oder CRM-Daten. Je besser die Grundlage, desto treffsicherer die Antworten.
Was passiert mit Anfragen, die der Agent nicht eindeutig zuordnen kann?
Die gehen direkt an euer Team — mit einer kurzen Einordnung, worum es vermutlich geht, statt einfach nur unbeantwortet liegen zu bleiben.
Funktioniert das auch für andere Kanäle als E-Mail?
Das Prinzip lässt sich auf weitere Kanäle wie Kontaktformulare oder Chat übertragen. Sprecht uns gerne dazu an.
Starte jetzt mit einem kostenfreien Beratungsgespräch und finde heraus, wie dieser Use Case in eurem Unternehmen aussehen könnte.
Justin Brinkmann, AI Strategy Consultant
Ich berate dich gerne, lass uns schnacken!
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